Ohje KHT- ja HTM-yhteisöjen velvollisuudesta antaa tietoja valvontaa varten

LIITE KHT- ja HTM-yhteisöjen rekisteritietojen ilmoituslomake

Tilintarkastuslain nojalla Keskuskauppakamarin tilintarkastuslautakunta (TILA) on antanut KHT- ja HTM-yhteisöjen hyväksymisen edellytysten säilymisen valvontaa ja toiminnan valvontaa varten seuraavan ohjeen. Ohjeella määritellään KHT- ja HTM-yhteisön oma-aloitteinen velvollisuus antaa tietoja valvontaa varten sekä valvonnassa noudatettava menettely. TILA ja kauppakamarin tilintarkastusvaliokunta voivat tapauskohtaisen harkinnan perusteella pyytää tilintarkastuslain nojalla myös muita tietoja valvontaa varten.(1)

 1 Valvontaa varten säännöllisesti toimitettavat tiedot ja toimittamisajankohta

KHT-yhteisön tulee vuosittain toimittaa valvontaa varten Keskuskauppakamarin tilintarkastuslautakunnalle ja HTM-yhteisön kauppakamarin tilintarkastusvaliokunnalle viipymättä, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa tilinpäätöksensä vahvistamisesta tämän ohjeen luvun 1 kohtien A–C mukaiset tiedot. Tiedot on annettava tilikauden päättymishetken tai ilmoitushetken tilanteen mukaisina, mikä on yksilöitävä ilmoituksessa. (2)

Tässä ohjeessa mainitut tiedot on annettava kirjallisesti (3) ja selväkielisinä. Olennaiset muutokset kohdan B tiedoissa on ilmoitettava viipymättä.

A) KHT-/HTM-yhteisön tilinpäätöstiedot
KHT-/HTM-yhteisön on toimitettava jäljennökset vahvistetuista tilinpäätösasiakirjoista, toimintakertomuksesta ja tilintarkastuskertomuksesta. Osakeyhtiömuotoisen KHT-/HTM-yhteisön ei tarvitse toimittaa tietoa yhtiön voittoa tai tappiota koskevasta yhtiökokouksen päätöksestä.

B) KHT-/HTM-yhteisön yhteystiedot sekä henkilöstöä ja organisaatiota koskevat tiedot
KHT-/HTM-yhteisön on toimitettava yhtiömuodosta riippumatta seuraavat tiedot, vaikka niissä ei olisi tapahtunut muutoksia edellisen ilmoituksen jälkeen:

B.1 KHT-/HTM-yhteisön yhteystiedot.

B.2 Luettelo KHT-/HTM-yhteisön palveluksessa olevista KHT- ja HTM-tilintarkastajista.

B.3 Luettelo KHT-/HTM-yhteisön hallituksen, hallintoneuvoston tai muun lakisääteisen taikkayhtiösopimukseen tai yhtiöjärjestykseen perustuvan toimielimen jäsenistä ja varajäsenistä sekä muiden jäsenten kuin KHT- tai HTM-tilintarkastajien kotiosoitteet.

B.4 Luettelo KHT-/HTM-yhteisön kaikista yhtiömiehistä tai osakkeen- tai osuudenomistajista.

B.5 Selvitys KHT-/HTM-yhteisön omistuksen tuottaman määräysvallan jakautumisesta KHT-/HTM-tilintarkastajille ja muille henkilöille.

B.6 KHT-/HTM-yhteisön omistajina tai hallituksen jäseninä toimivien KHT- tai HTM-tilintarkastajien ja muiden henkilöiden kotisoitteet. KHT-/HTM-yhteisön omistajina toimivasta oikeushenkilöstä on annettava tunnistetiedot (4).

KHT-/HTM-yhteisön on toimitettava yhtiömuodosta riippumatta seuraavat tiedot, jos niissä tapahtuu muutoksia:

B.7 KHT-yhteisön on ilmoitettava TILA:lle ja HTM-yhteisön tilintarkastusvaliokunnalle yhtiösopimuksen tai yhtiöjärjestyksen taikka sääntöjen, toimielinten kokoonpanon taikka osuuksien tai osakkeiden omistuksen muutoksista.

C) Laadunvalvonta, riskienhallinta ja henkilöstön käyttö

C.1 Vapaamuotoinen selvitys KHT-/HTM-yhteisön laadunvalvontajärjestelmästä.

C.2 Vapaamuotoinen selvitys KHT-/HTM-yhteisön riskienhallintajärjestelmästä.

C.3 Vapaamuotoinen selvitys sellaisten KHT-/HTM-yhteisön palveluksessa olevien KHT-/HTM-tilintarkastajien työtehtävistä, jotka toimivat muissa kuin välittömästi lakisääteisten tilintarkastustehtävien hoitamiseen liittyvissä tehtävissä. (5)

Jos tilintarkastusyhteisö on konsernin emoyritys, edellä kohdissa A–C mainitut tiedot on annettava myös konsernin osalta.

2 Ilmoitus- ja toimintavelvollisuus toiminnan jatkumisen vaarantumisen vuoksi

KHT-yhteisön on viipymättä ilmoitettava TILA:lle ja HTM-yhteisön kauppakamarin tilintarkastusvaliokunnalle, jos hyväksymisen edellytysten voimassaolo on vaarantunut. KHT-/HTM-yhteisön on viipymättä ryhdyttävä toimenpiteisiin hyväksymisen voimassaolon edellytysten turvaamista varten.

KHT-yhteisön tai sen hallituksen jäseninä tai yhtiömiehinä toimivien hyväksyttyjen tilintarkastajien tulee viipymättä ilmoittaa TILA:lle KHT-yhteisön asettamisesta selvitystilaan tai konkurssiin.

HTM-yhteisön tai sen hallituksen jäseninä tai yhtiömiehinä toimivien hyväksyttyjen tilintarkastajien tulee viipymättä ilmoittaa kauppakamarin tilintarkastusvaliokunnalle HTM-yhteisön asettamisesta selvitystilaan tai konkurssiin.

3 Raportointi-/palautetilaisuus osana valvontaprosessia

 TILA ja kauppakamarin tilintarkastusvaliokunta voivat harkintansa mukaan järjestää tietojen toimittamista koskevassa määräajassa kutakin valvonnassaan olevaa KHT-/ HTM-yhteisöä varten raportointi-/palautetilaisuuden, jossa käydään läpi edellä kerrotut hyväksymisen edellytysten säilymisen ja toiminnan valvontaa varten tarpeelliset tiedot. Samalla on mahdollisuus keskusteluun.
TILA:n tai kauppakamarin tilintarkastusvaliokunnan edustajat (esimerkiksi sihteeri ja jäsenet) laativat tapauskohtaisesti raportointi-/palautetilaisuutta varten asialistan, joka toimitetaan etukäteen valvottavalle KHT-/HTM-yhteisölle. Valvottavalta KHT-/HTM-yhteisöltä voidaan pyytää raportointi-/palautetilaisuudessa muitakin kuin tässä ohjeessa määriteltyjä tietoja.

Esimerkkejä asialistan asioista: KHT-yhteisön ja HTM-yhteisön toiminnan valvonnan kannalta tärkeitä voivat olla myös muun muassa seuraavat seikat:

  • KHT-/HTM-yhteisön konsernirakenne ja mahdolliset sopimussuhteet ketju-/ verkkoyhteistyöstä.
  • Miten KHT-/HTM-yhteisö on organisoitu juridisesti ja toiminnallisesti (industries & services).
  • KHT-/HTM-yhteisön osuus KHT-yhdistys – Föreningen CGR ry:n / HTM-tilintarkastajat ry:n laadunvarmistustoimielinten suorittamissa laaduntarkastuksissa.
  • Miten KHT-/HTM-yhteisö on noudattanut tilintarkastuslain toimialasäännöstä (”tilintarkastus ja siihen liittyvä toiminta”). Miten KHT-/HTM-yhteisö on varmistanut, ettei sen harjoittama muu toiminta vaaranna sen riippumattomuutta tilintarkastajana.
  • KHT-/HTM-yhteisön henkilöstön käyttö: miten KHT-/HTM-tilintarkastajat on organisoitu (yksiköt, osastot, tiimit). Miten muut asiantuntijat ja avustajat osallistuvat tilintarkastustyöhön.

4 Ohjeen voimaantulo

Tämä ohje tulee voimaan 1.1.2004 ja sitä sovelletaan ensimmäisen kerran vuonna 2004 toimitettaviin KHT- ja HTM-yhteisöjen valvontatietoihin.

 (1) Esimerkiksi KHT-/HTM-yhteisön on pyydettäessä annettava luettelo KHT-/HTM-yhteisön tilikauden tilintarkastustehtävien toimeksiantajista ja tiedot päävastuullisista tilintarkastajista.
 (2) TILA on 14.10.2003 antanut ohjeen KHT- ja HTM-tilintarkastajien velvollisuudesta antaa tietoja ammattitaidon ja muiden hyväksymisen edellytysten säilymisen valvontaa varten. Ohjeen mukaan KHT-/HTM-yhteisö voi antaa valvontatiedot myös palveluksessaan olevien KHT- ja HTM-tilintarkastajien puolesta, jolloin he eivät itse anna valvontatietoilmoitusta. Tällainen ilmoitus on annettava vuosittain 30.4. mennessä. KHT-/HTM-yhteisö voi antaa palveluksessaan olevista KHT- ja HTM-tilintarkastajista valvontatiedot kirjallisena yhteenvetona, joka sisältää kunkin KHT-/HTM-tilintarkastajan osalta KHT-/HTM-tilintarkastajan valvontatietoilmoituslomakkeen tiedot.
 (3) Tiedot saa antaa sähköisesti, jolloin allekirjoitusta ei käytetä.
 (4) Tunnistetieto on esimerkiksi yhteisötunnus. Tunnistetiedot annetaan myös ulkomaisista omistajista.
(5) Jos KHT-/HTM-yhteisö antaa tiedot valvontaa varten myös palveluksessaan olevien KHT-/HTM-tilintarkastajien puolesta, tässä kohdassa ei anneta päällekkäistä tietoa.

Hae sivustolta